Vytvořte si plán uchovávání záznamů pro vaše podnikání |

Všichni z nás vědí nebo by měli vědět, že musíme zachránit a chránit naše obchodní záznamy. Když spustíme, je snadné se držet každého dokumentu, potvrzení, fakturace a obchodního záznamu. Ale po několika letech zjistíme, že všechny tyto záznamy, které držíme, zabírají více prostoru ve skříňových skříních než pracovní prostory pro sebe a naše zaměstnance.

Dobrou zprávou je, že opravdu nemusíme uchovávejte všechny tyto záznamy navždy. Ano, některé musíme udržet navždy. Někteří budeme držet teprve, dokud nám IRS nedorazí. A některé je třeba zachovat jen pár let.

Určení, které záznamy je třeba uchovávat a jak dlouho, je trochu těžší. A řádné odstraňování dočasných záznamů není tak jednoduché, jak jen házet papíry do koše na recyklaci.

Zde je místo, kde se zahájí plán uchovávání záznamů. Tento dokument uvádí typy záznamů, které vaše firma vytváří (finanční, personální, zaměstnanecké příručky, smlouvy, operace, zápisy z jednání, politické prohlášení, prohlášení o ochraně osobních údajů online … seznam se může zdát nekonečný); identifikuje jakékoliv právní požadavky na dobu, po kterou musí být záznam uchováván a požadující autorita, jako je například IRS nebo zákon Sarbanes-Oxley; zaznamená, jak dlouho je záznam obecně aktivně využíván v obchodních operacích; a mohou obsahovat i další informace, jako například upozornění, že záznamy obsahují citlivé osobní identifikační údaje; a pokud jsou mikrofilmy nebo digitálně naskenované kopie přijatelnými právními alternativami k papírovému dokumentu.

Prohledávejte internet a najdete spoustu informací o harmonogramech uchovávání záznamů a vzorcích, jako je to milosrdně nabízené společností Millennium Records Management. Nezapomeňte však, že ukázkový program je jen všeobecné znázornění toho, co vypadá. Váš plán uchovávání záznamů bude přizpůsoben Vašemu typu podnikání, kde se nacházíte, v jakém státě a / nebo zemích, ve kterých podnikáte, ať už jste soukromý nebo máte akcie na burze, jste veřejnou institucí, udržovat vládní smlouvy a nesčetné množství dalších faktorů

Budete chtít spolupracovat s vaším účetním, právním poradcem a / nebo profesionální společností pro správu dokumentů, abyste mohli vyvíjet a založit vaše.

Prováděte Schedule uchovávání záznamů oficiálně každý ve vaší společnosti o tom ví. To pomáhá zajistit, aby vaše životně důležité záznamy byly skutečně udržovány na prvním místě. Později řekněme, že máte několik spisových skříní faktur zaúčtování. Váš retenční plán říká, že je musíte uchovávat po dobu 6 let, ale zkušenosti ukazují, že se jim do tří let skutečně dostáváte. Zjistíte-li to, můžete uvolnit svůj podnikatelský nebo kancelářský prostor přenosem těchto záznamů do zabezpečeného úložiště mimo provoz nebo na přijatelném alternativním úložném médiu.

Jakmile máte záznamy, které dosáhnou konce retenčního období, můžete je vyřadit. Ale jak jsem řekl, nemůžete je jednoduše hodit do recyklační nádoby. Musíte mít zavedený proces jejich likvidace. Ano, musíte vytvořit další dokumentaci, abyste se zbavili starých dokumentů.

Budete chtít, aby lidé, kteří generovali záznamy, odhlašovali, že už nepotřebují záznamy. Měli byste poznamenat, že záznamy dosáhly konce doby uchovávání údajů podle vašeho zavedeného plánu uchovávání záznamů a zkontrolujte, zda jejich doba uchovávání nebyla prodloužena z důvodu auditů, soudních sporů apod.

Budete chtít ověřit, jak a kým byly dokumenty zničeny. Dnes je to jednodušší, než v minulosti, když jsem strávil mnoho hodin tažením krabic dolů na nakládací doku a podáváním papíru do drtiče vedle skládky. V uplynulých letech se rozrůstaly mobilní drtiče. Budou řídit své velké kamionové kontejnery na vaši firmu, vyzdvihovat vaše krabice do kamionu, dovolit vám svědčit jejich zničení a dát vám osvědčení o zničení.

Zavedení, implementace a dodržování harmonogramu uchovávání záznamů bude znamenat dlouhou cestu, jak zajistit, aby vaše společnost udržovala a uchovávala důležité záznamy, které potřebujete k dalšímu podnikání. A v nejhorším scénáři byste se měli dostat do sporu nebo podobně, dokázat, že vaše záznamy jsou uchovávány a zničovány v pravidelně se vyskytujícím, schváleném, schváleném, zdokumentovaném procesu a ne za půlnoci hoří za stodolem amatérský pokus vyhnout se zavinění a odpovědnosti nebo zabránit právnímu procesu.