Plán uchovávání záznamů |

Všichni my víme, že musíme zachránit a chránit naše obchodní záznamy. A po několika letech zjistíme, že všechny tyto záznamy, které držíme, zabírají spíše prostor ve skříňových skříních než pracovní prostor pro sebe a naše zaměstnance.

Dobrou zprávou je, že skutečně nemusíme všechny tyto záznamy navždy. Ano, některé musíme udržet navždy. Někteří budeme držet teprve, dokud nám IRS nedorazí. A někteří potřebujeme jen pár let.

Řekněme, který záznam musí být uchováván, jak dlouho, je trochu těžší. A řádné odstranění dočasných záznamů není tak jednoduché, jak jen házet papíry do koše.

Zde je místo, kde se zahajuje program Retention Retention Schedule. Tento dokument uvádí typy záznamů, které vaše firma produkuje (finanční, personální, smluvní, provozní atd.); identifikuje jakékoliv právní požadavky na dobu, po kterou musí být záznam uchováván a požadující autorita, jako je například IRS nebo zákon Sarbanes-Oxley; zaznamená, jak dlouho je záznam obecně aktivně využíván v obchodních operacích; a mohou obsahovat i další informace, jako například upozornění, že záznamy obsahují citlivé osobní identifikační údaje; a pokud jsou mikrofilmy nebo digitálně naskenované kopie přijatelnými právními alternativami k papírovému dokumentu.

Prohledávejte internet a najdete spoustu informací o harmonogramech uchovávání záznamů a vzorcích, jako je to milosrdně nabízené společností Millennium Records Management. Nezapomeňte však, že ukázkový program je jen všeobecné znázornění toho, co vypadá. Váš plán uchovávání záznamů bude přizpůsoben Vašemu typu podnikání, kde se nacházíte, v jakém státě a / nebo zemích, ve kterých podnikáte, ať už jste soukromý nebo máte akcie na burze, jste veřejnou institucí, udržovat vládní smlouvy a nesčetné množství dalších faktorů

Budete chtít spolupracovat s vaším účetním, právním poradcem a / nebo profesionální společností pro správu dokumentů, abyste mohli vyvíjet a založit vaše.

Prováděte Schedule uchovávání záznamů oficiálně každý ve vaší společnosti o tom ví. To pomáhá zajistit, aby vaše životně důležité záznamy byly skutečně udržovány na prvním místě. Později řekněme, že máte několik spisových skříní faktur zaúčtování. Váš retenční plán říká, že je musíte uchovávat po dobu 6 let, ale zkušenosti ukazují, že se jim do tří let skutečně dostáváte. Zjistíte-li to, můžete uvolnit svůj podnikatelský nebo kancelářský prostor tím, že tyto záznamy přenesete k zabezpečení úložiště mimo místo, nebo k jinému úložnému médiu.

Jakmile máte záznamy, které dosáhnou konce jejich retenčního období, můžete je zbavit. Ale jak jsem řekl, nemůžete je jednoduše hodit do recyklační nádoby. Musíte mít zavedený proces jejich likvidace. Ano, musíte vytvořit další dokumentaci, abyste se zbavili starých dokumentů.

Budete chtít, aby lidé, kteří generovali záznamy, odhlašovali, že už nepotřebují záznamy. Měli byste poznamenat, že záznamy dosáhly konce doby uchovávání údajů podle vašeho zavedeného plánu uchovávání záznamů a zkontrolujte, zda jejich doba uchovávání nebyla prodloužena z důvodu auditů, soudních sporů apod.

Budete chtít ověřit, jak a kým byly dokumenty zničeny. Dnes je to jednodušší, než v minulosti, když jsem strávil mnoho hodin tažením krabic dolů na nakládací doku a podáváním papíru do drtiče vedle skládky. V uplynulých letech se rozrůstaly mobilní drtiče. Budou řídit své velké kamionové kontejnery na vaši firmu, vyzdvihovat vaše krabice do kamionu, dovolit vám svědčit jejich zničení a dát vám osvědčení o zničení.

Zavedení, implementace a dodržování harmonogramu uchovávání záznamů bude znamenat dlouhou cestu, jak zajistit, aby vaše společnost udržovala a uchovávala důležité záznamy, které potřebujete k dalšímu podnikání. A v nejhorším scénáři, měli byste být zachyceni v soudních sporech nebo podobně, dokázat, že vaše záznamy jsou uchovávány a zničovány v pravidelně se vyskytujícím, ustaveném, schváleném, zdokumentovaném procesu a nikoliv v půlnoci vyhoření za stodolou amatérský pokus vyhnout se zavinění a odpovědnosti nebo zabránit právnímu procesu

Steve Lange

Senior Editor

Palo Alto Software