Jak připravit firmu před daňovou sezonou

Uplatňování daní z podnikání může být obtížné pro nové s. V tomto článku budu sdílet chytřejší a rychlejší způsob, jak zaznamenat vaše výdaje a sledovat vaše příjmy a další důležité doklady o vašich daních. Každý z těchto tipů je snadno implementovatelný a měl by vám pomoct, aby daňový čas byl vítr!

Tip č. 1: Používejte účetní software pro sledování výdajů na podnikání

Jedna z věcí, s nimiž se mnozí majitelé malých firem potýkají, > Pokud nepoužíváte účetní software jako QuickBooks nebo Xero, nastavujete se za selhání přijít daňový čas

Jsem CPA a věřte tomu nebo ne, používám knihy QuickBooks, abych dělal své knihy a připravoval se na daňové období. Díky tomu je mnohem jednodušší a zajišťuje, že budete mít přesné záznamy o vašich příjmech a výdajích. Pokud se ocitnete vždy v režimu "catch-up", pokud jde o vaše knihy, pak musíte investovat do účetního softwaru.

Tip č. 2: Použití nákladových kategorií ve vašem účetním softwaru

Výdajové kategorie jsou jen způsob seskupit nákupy, které uděláte pro vaši firmu. Kancelářské potřeby, restaurace a benzin jsou například nákladovými kategoriemi. Pomohou vám lépe sledovat výdaje prodejců, než nastavit každého prodejce pro každodenní nákupy.

Důvodem je to, že vám umožní rychlejší vkládání výdajů. To vám ušetří čas a umožní vám sledovat pouze ty nejdůležitější informace požadované pro daňové účely.

Pojďme se podívat, jak to bude fungovat:

Jako vlastník firmy pravděpodobně zakoupíte kancelářské potřeby pro vaši firmu. Doufejme, že nejsi jako kluk v obchodě s cukrovinkami, který se dívá na všechny lesklé nové pera a notebooky na regálech. Více než pravděpodobné, budete nakupovat pouze potřebné kancelářské potřeby z kancelářských obchodů, jako je Office Depot nebo Staples, ale můžete také zakoupit kancelářské potřeby z jiných míst jako Costco nebo Target.

Když jste připraveni zaznamenat tyto nákupy ve vašem účetní software, nastavte jej takto:

• Do
• vytvořte čtyři dodavatele v aplikaci QuickBooks (nebo ve vaší alternativě QuickBooks) pro Office Depot, Staples, Costco a Target. prodejce s názvem "nákupy kancelářských potřeb" nebo "kancelářské potřeby" a napište veškeré nákupy kancelářských potřeb dodavateli "kancelářské dodávky". V následující tabulce jsem uvedl několik příkladů každodenních nákupů, které můžete nastavit pro kategorie místo pro prodejce

Většina majitelů firem

nemusí sledovat, kolik peněz utráce s každým prodejcem, že nakupují výrobky z kancelářských potřeb, benzínu a oběd klientů. Věřte tomu nebo ne, IRS nevyžaduje, abyste taková výdaje sledovali buďto. Klíčová účetní závěrka, kterou používáte k určení zdraví vašeho podnikání, jako je výkaz zisku a ztráty, dále uvádí kategorie výdajů "Kancelářské potřeby" a nikoli konkrétních prodejců, které jste zakoupili; to je další důvod, proč nemusíte sledovat výdaje prodejcem.

Jsem náměstek účetního instruktora a já také vyučuji QuickBooks. Jak jsem vysvětlil tento koncept v jedné z mých tříd, okamžitě vystoupila ruka. Nejdřív jsem si myslel, že se student pokusí vyzkoušet, zda IRS skutečně vyžaduje, abyste sledoval vaše náklady tímto způsobem - můžete říci, že se to často děje?

Student se však ukázal být majitel franšízy místní kanceláře H & R Block. On podporoval moje tvrzení 100 procent. Řekl třídě, že při přípravě daňových přiznání pro vlastníky podniků často sdílí tipy, jako je tento. Pokračoval, když řekl, že pokud chce IRS tuto úroveň podrobnosti, dokážete vždy vystavit potvrzení.

Naštěstí mám pro vás skvělé řešení, které se zbavuje účtů, které jste vycpali v odkládací schránce vašeho vozu a v této oblíbené schránce, takže čtěte!

Tip č. 3: Používejte roční souhrnné přehledy o kreditní kartě

Za prvé, každý majitel malého podniku by měl zřídit samostatný obchodní účet (tj.

nikdy použitý na osobní výdaje), abyste mohli snadno identifikovat příjmy a výdaje, které jsou vykazovány a / nebo odpočitatelné pro daňové účely. Pokud to neuděláte, bude obtížné sledovat oprávněné obchodní výdaje, které by mohly mít nárok na daňové odpočty versus osobní výdaje, které nejsou.

Pokud máte obchodní a osobní výdaje stejný bankovní účet, budete muset projít bankovním výpisem a zahrnout výdaje spojené s vaší firmou do svého účetního softwaru. Tento ruční proces oddělování osobních a podnikových výdajů je tak nudný, že slibuji, že budete připraveni běžet do nejbližší banky, abyste si nastavili tento účet, aby se vyhnuli tomuto dalšímu daňovému roku!

Než to budete vědět, 15. dubna bude tady. Pokud vám daňový čas na vás každoročně klesne, podívejte se na tyto čtyři tipy na plánování daní, které by mal každý malý podnik implementovat. Pokud se však stanete, že se ocitnete za zadáním svých výdajů do svého účetního softwaru, jedním z možných způsobů, jak tyto výdaje rychle vstoupit, je použít roční přehled, který poskytují společnosti poskytující kreditní karty na začátku ledna.

Tato zpráva je skvělá, protože shrnuje všechny vaše nákupy podle kategorie výdajů. Pomocí těchto čísel můžete sčítat celkové výdaje za každou kategorii. Níže je snímek toho, co bude obecně vypadat.

Jak uvidíte, většina kategorií bude podobná tomu, co jste již nastavili ve svém účetním softwaru:

Jedna nevýhoda při použití souhrnného výpisu jako je tento, že nebudete moci zadat přesné datum každého nákupu. Ve velkém schématu věcí je to drobné, ale není to něco, z čeho byste měl zvyknout. Nezapomeňte, že toto je krátkodobé řešení, abyste mohli zaznamenat výdaje, vytvářet finanční výkazy a podávat tyto daně včas! Pokud kupujete dlouhodobý majetek během roku, je důležité mít konkrétní datum nákupu, protože je klíčovým prvkem při výpočtu nákladů na odepisování, které jsou daňově odečitatelné.

Tip č. 4: Jít bez papíru

být první, kdo přiznává, že pojem "bezpapírové" vždycky zněl dobře, ale pro mě to bylo těžké přijmout - nejprve. Jako účetní jsem velkým zastáncem dokumentace. Jak se říká na mé oblíbené legální dráze, Law & Order, "je to o tom, co dokážete." Zdá se, že to je motto IRS.

Díky dnešní technologii je mnohem snadnější vytvářet elektronické kopie potvrzení a další finanční doklady, které jste museli ukládat ve fyzické kartotéce. Je čas zbavit se těch prašných spisových skříní, které zaberou prostor a migrují na elektronický systém archivace. Je mnohem jednodušší vyhledat dokumenty uložené v počítači (nebo v cloudu), než je shuffle přes složky souborů.

Ale jak uspořádat všechny tyto soubory? No, ptáš se velkých otázek. Doporučuji, abyste použili online systém úložiště cloud, jako je Dropbox. Můžete vytvořit složku pro rok (2017) a potom podsložku pro každou kategorii výdajů (např. Kancelářské potřeby, jídlo, palivo). Stáhněte si aplikaci na mobilní zařízení tak, abyste byli schopni bez problémů skenovat doklady, uložit je do správné složky a házet to, že jste dostali bankovní doklad! Žádné další ucpávkové příjmy ve vaší schránce nebo peněženku, s nimiž byste se měli vypořádat později.

Pokud nejste přesvědčeni, můžete začít s dětmi v jedné oblasti, ale slibuji, že jakmile implementujete "bezpapírový" koncept, vy nebude schopen se zbavit těch archivních skříní dostatečně rychle. Níže najděte některé strategie, které můžete implementovat, abyste se posunuli směrem k modelu "bez papíru":

Protokoly pro skenování

Vyřazení příjmů je jednou z nejčastějších chyb, které dělaly malé podniky. Nezapomeňte na daňový odpočet, protože jste se zbavili dokladu. Na trhu je několik aplikací, které vám umožní skenovat příjmy. Neat a Shoebox jsou oba skvělé aplikace, které se integrují s účetním softwarem, jako jsou QuickBooks nebo Xero, takže můžete úplně eliminovat zadávání dat!

Stáhnout faktury od dodavatelů

Většina dodavatelů vám v současné době nabízí možnost přijímat účty e-mailem nebo vám umožní stáhnout je přímo z jejich webových stránek. Doporučuji vám, abyste přestali s vaší účty fyzicky zasílat a začít si stahovat své účty namísto toho. To vám umožní ušetřit čas tím, že nebudete muset nejprve skenovat; můžete snadno uložit účet do elektronické složky nebo nahrát do svého účetního softwaru během několika minut.

Bonus - pokud používáte Xero, mají skvělou funkci nazývanou vedle sebe. To vám umožní nahrát své faktury dodavatele k softwaru, abyste si mohli před vámi zadat informace, když jste připraveni napsat tuto kontrolu.

Získání potvrzení PDF

V dnešní době se více obchodníků pohybuje od papíru příjmů a nabízí vám možnost přijímat text nebo e-mail s přiloženým potvrzením. Doporučuji vám, abyste přišli s potvrzením o tom, že je to obvykle dokument PDF ke stažení, ale nemusí být potvrzení o přijetí textové zprávy. Můžete snadno přetáhnout účtenku PDF do elektronické složky za méně než minutu.

Stáhněte si všechny bankovní nebo kreditní karty

Pro většinu z vás, kteří dělají on-line bankovnictví jako já, je to pravděpodobně ne- brainer. Pokud však stále přijímáte bankovní výpisy nebo výpisy z karty, měli byste nakrátko zkrátit kabel. To je jedna z oblastí, kde můžete minimalizovat vaše šance na krádež totožnosti.

Věřte tomu nebo ne, tam jsou lidé, kteří kradou lidskou identitu jednoduše otevřením své pošty. Již nezískávám žádné dokumenty s finančními informacemi, jako jsou výpisy z bankovních nebo platebních karet, nebo 401k nebo jiné investiční informace prostřednictvím poštovních zásilek.

V dolním řádku

Věřte tomu nebo ne, daňový čas může být skutečně vítr. Klíčem k dosažení tohoto cíle je vytvořit systém, který bude pro vás pracovat a držet se. Chcete-li začít, vyčkejte několik hodin v prvním týdnu každého měsíce, abyste se ujistili, že jste naskenovali a podávali všechny příjmy a účty za předchozí měsíc. Současně dokončete proces sladění účtů v účtovním softwaru pro všechny účty bank nebo kreditních karet, abyste zajistili, že zůstatky vaší banky nebo kreditní karty a vaše knihy budou shodné.

Uveďte to do svého kalendáře jako opakující se "schůzku se svými knihami. "Zkuste vybrat obecně lehký pracovní den a ten, který má tendenci být v poměrně dobré náladě (tj. v pátek nebo v sobotu ráno). Pokud jste ochotni dělat práci po celý rok, šílená pomlčka do 15. dubna se stane věcí minulosti.

Více informací o tom, že jste připraveni na daňové období, nezapomeňte se podívat na 4 věci, které by mal každý malý podnik vědět O daních.