Nástroje, tipy a triky pro lepší podnikové psaní |

Z mnoha kurzů, které jsem absolvoval na vysoké škole, bylo nejdůležitější obchodní jednání. Studenti, jejichž plány zahrnují podnikatelskou kariéru, se netýkají abstraktních pravidel, referenčních standardů, zmateného právního jazyka a dalších materiálů prezentovaných v těchto třídách. Po termínu, který strávil psaní a psaní různých dokumentů, moji spolužáci a já jsme skončili ještě více zmateně.

Jasné a stručné psaní by mělo přicházet snadno v obchodním světě, kde denní den posílá nekonečný počet oficiálních e-mailů, vysíláme důležité zprávy. Avšak ne všichni podnikatelé jsou schopni efektivně komunikovat prostřednictvím písemných slov. Naštěstí existuje vždy prostor k vylepšení, pokud jsme se zavázali rozvíjet tuto dovednost.

Ten obchodní kurz se mě naučil mnoho věcí, ale nenabídl praktické rady. Po mnoha e-mailech, plánech a obchodních dopisech jsem udělal některé praktické vylepšení, které se s vámi chci podělit.

Podobně jako: Jak napsat podnikatelský plán

Nástroje pro zlepšení podnikového psaní:

Cvičení obchodní psaní je nejlepším způsobem, jak zlepšit své dovednosti, ale stále potřebujete některé nástroje, které učiní tento proces efektivnější. Po mnoha pokusech a omylích jsem nalezl tyto pět nástrojů, které nikdy nedokázaly přinést skvělé výsledky:

1. Efektivita e-mailu

Když máte důležitý e-mail, který chcete psát, ale zjistíte, že se díváte na prázdnou zprávu, je to nástroj, který potřebujete. Email Excellence nabízí základní přehled vašich zpráv s jasným vysvětlením každého prvku. A dokonce vám poskytuje výchozí body.

2. NinjaEssays

Tato webová stránka je nejlepším řešením pro mimořádné situace. Máte-li naléhavý dokument k přípravě nebo prostě nemůžete psát potřebný obsah bez ohledu na termín, profesionální spisovatelé na zakázkové psaní NinjaEssays může pomoci. Společnost nabízí spisovatele a redaktory ze všech kategorií, takže vaše obchodní dokumenty mohou být včas napsány a zdokonaleny.

3. Docstoc

Pokud potřebujete napsat důležitý dokument, jako je smlouva o důvěrnosti, oznámení o schůzce nebo kontrola výkonu zaměstnance, měli byste zkontrolovat, zda společnost Docstoc nabízí formulář. Tyto dokumenty nemusíte vytvářet od začátku, když můžete dosáhnout lepších a rychlejších výsledků pomocí šablony.

4. Dračí diktatura

Toto je perfektní nástroj pro podnikatele, kteří jsou obvykle spokojenější než psaní. Dragon Dictation můžete používat ve smartphonu, tabletu nebo počítači. Vše, co musíte udělat, je promluvit a nástroj přenese vaše slova do textu. Potom můžete obsah exportovat do dokumentu aplikace Word, e-mailu nebo sociálních médií.

5. Scrivener

Pokud musíte napsat dlouhý dokument, může to v aplikaci Word způsobit ještě více zmatení. Scrivener umožňuje vytvářet obsah v sekcích a přesouvat je, dokud nezískáte správné pořadí. Můžete také usnadnit práci vložením informací z výzkumu a poznámek podél odstavců.

Podívejte se také na: Věci, které nikdy nesmíte žádat o uchazeče o zaměstnání

Fotografie zverejněná společností Bplans (@teambplans) dne 19. ledna 2016 v 12: 15pm PST

Tipy a triky:

Vyhněte se zdůraznění slov

První slovo, které se má vyhnout, je velmi . Zobrazuje vás jako nejmenší kreativní osobu vůbec. Existují různé způsoby, jak toto slovo nahradit téměř ve všech konstrukcích. Například místo toho, abyste říkali, že někteří obchodní nápady jsou "velmi konvenční", můžete použít slovo konzervativní . Namísto toho, aby byl kandidát na práci označen jako člověka s "velmi silnou osobností", můžete říci, že je rozhodný, rozhodný nebo neústupný.

Vyvarujte se nadužívání předsudků

Tato slova a fráze jsou užitečné, když chcete vytvořit plynulý přechod z jednoho odstavce na jiný, často však oslabuje text a přináší zbytečnou promyšlenost. Namísto toho, abychom napsali: "Budeme mít schůzku týkající se návrhů na zlepšení rozpočtu 12. února," můžete říci: "Budeme mít schůzku na rozpočtování 12. února." Business writing je o efektivitě

Vyhněte se žargonu

Obchodní žargon může být zábavný, když mluvíte se svými spolupracovníky, ale v emailech a dokumentech se vám to zdá být hloupé. Příště budete mít pocit, že psaní se připojte k týmu tigrů , spalovací platforma , jádro kompetence , myslím mimo krabici , měli byste najít jasnější způsob, jak se vyjádřit. Je obzvláště důležité vyhnout se klišám, když komunikujete s lidmi mimo podnikatelský svět. Nepoužívejte velká slova

Nezkušení spisovatelé si myslí, že používání velkých slov zlepší jejich obsah. "Chytré" slovo je dáno velkým počtem slabiky, které má. Chcete místo slova

začít

použít slovo začít nebo používat namísto použít ? Ne! Je vždy lepší spoléhat na přímou slovní zásobu. Zaměřit se na aktivní hlas Pasivní věty se zaměřují na věc nebo osobu, na kterou se jedná, takže čtenář nemůže jasně identifikovat osobu odpovědnou za akci. Pasivní hlas často zní nepřímý a smysluplný, což je naprosto opačné proti zásadám obchodního psaní.

Místo toho, aby říkali "projekt byl představen Michaelem", měli byste jít za "Michael představil projekt."

zprávy kratší

V opačném případě riskujete ztrátu pozornosti příjemce. Zaměřte se na pět nebo méně vět, což by čtenáři usnadnilo číst a reagovat přímo z jejich smartphonu. Máte-li mnoho důležitých věcí, zkuste naplánovat schůzku nebo videokonferenci.

Nepoužívejte příliš mnoho vykřičník

Je dobré zdůraznit bod v obchodním psaní, ale pomocí příliš mnoha vykřičníků se zmenší náraz.

Nezapomeňte: Na konec věty nikdy neuvádějte více než jeden vykřičník. To vás zjevuje nepřátelské.

Vyhněte se slovotvornosti

Toto je nejčastější slabost v obchodních dokumentech. Nemusíte splňovat požadavek na délku - ty dny skončily, když jste absolvoval vysokou školu. Namísto psaní dlouhých vět, které zředí informace, zaměřte se na kratší, které obsahují více podstaty v méně slov.

Znáte své publikum

Chcete-li napsat vhodný e-mail, měli byste pochopit, co příjemce o problému ví zaměřujete se. Potřebujete upravit slovní zásobu, tón a styl vašeho podnikání v závislosti na publiku a situaci.

Přečtěte si obsah nahlas

Podívejte se, jak zvuk dokumentu nebo zprávy před odesláním příjemci. To vám nejen pomůže zlepšit styl a jasnost, ale také vám umožní najít chyby, jako jsou chybějící slova, opakující se fráze a typos.

Podívejte se také na: Jak psát výpis mise v 5 jednoduchých krocích

Nezapomeňte: Obchodní jednání je důležitá dovednost, kterou je třeba rozvíjet.

Jako obchodník musíte vždy zanechat velký dojem. Psaní matoucí e-mail bez struktury a více chyb není nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout. Nezáleží na tom, jak moc se to zdá, obchodní práce stojí za to pracovat. Tipy a nástroje uvedené výše vám umožní vyjádřit se mnohem efektivněji.

Máte další tipy? Využili jste některý z těchto nástrojů, který vám pomůže při psaní vašeho podnikání? Řekni nám to v komentářích.