Jak efektivně využívat outsourcing při provozování malého podniku

Když provozujete malou firmu, je vždy skvělou zprávou, že zjistíte, že máte více práce, než si s tím můžete udržet krok. A když zvyšující se pracovní zátěž neopravňuje žádného dalšího plného zaměstnance, outsourcing může být efektivní a finančně životaschopné řešení.

Outsourcingové práce mají své výhody; a sice může vyvíjet určitý tlak ze svého in-house týmu, existují však zřejmé obavy z toho, že externí osoba, bez ohledu na to, jak jsou kvalifikovaní nebo zkušení, může přispět k chodu a výkonu vašeho podniku.

Přiřazení úkoly poskytovatelům outsourcingu

I když jste se rozhodli zadávat externí úkoly v důsledku rostoucího pracovního vytížení, samozřejmě je třeba, aby nejdůležitější a nejdůležitější práce měla rozhodně zůstat v domě. Budete mít větší kontrolu a vstup na to, co se vyrábí, a tato práce budou prováděna jednotlivci, kteří mají podrobnější znalosti o vašem podnikání a jak to funguje.

Když osoba pracuje mimo pracovní prostředí, přirozeně máte menší kontrolu a vstupy na práci, kterou produkují, a způsob, jakým to dělají.

Pokud dočasně zaměstnáte někoho, je často tendence uvolňovat proces, kterým osoba a její dovednosti. Nicméně, bez ohledu na to, jak krátké časové období bude osoba pracovat s podnikem, měly by být jejich dovednosti a zkušenosti zkoumány se stejnou pozorností na detail, jako kdyby byli potenciálním zaměstnancem na plný úvazek.

Používejte stejné postup a mentalitu, pokud byste si najali stálého člena zaměstnanců na plný úvazek. Dokonce i v případě, že jednotlivec bude poměrně krátkou dobu přispívat k vašemu podnikání, vyžádejte si referenční údaje, ukázky své práce a podrobný přehled o jejich zkušenostech a historii prací. Platíte za jejich služby, takže byste měli zajistit, že budou schopni poskytovat vysoce kvalitní práci, která přispěje k vaší firmě.

Steve Mezak je generálním ředitelem společnosti Accelerance, která se specializuje na pomáhá malým společnostem a podnikům provádět outsourcing práce. Pan Mezak řekl na www.businessweek.com: "Najímání dodavatele outsourcingu je jako zaměstnávání zaměstnanců […] Přemýšlejte o pobřežním týmu jako o svém vlastním, který pečlivě najmete a spravujete v průběhu času, abyste získali vynikající výsledky." o tom, kdo si najmete, zajistí, že peníze použité k outsourcingu práce nebudou promarněny a že práce nebude zdokonalena nebo obnovena trvalými zaměstnanci, kteří jsou obsazeni splněním svých vlastních povinností. V takovém případě může outsourcing podstatně zvýšit pracovní zátěž.

Chcete-li zabránit tomu, aby práce byla pozměněna a vylepšena, musí být specifická s ohledem na úkoly, které přidělíte externímu zaměstnanci. Jednoduchý fakt, že nejsou v pracovním prostředí, odstraňuje příležitost k diskusi o nápadech, požadavcích a práci, která se vyrábí. Vytvoření podrobného popisu toho, co se očekává, šetří čas a peníze a zajistí, aby byly dosaženy nejlepší výsledky v efektivním časovém rámci.

Přijetí opatření k zajištění efektivního outsourcingu

Přidělení externího zaměstnance na e-mailovou adresu společnosti je nezbytný pro udržení kontaktu, nastínění očekávání a povinností a také přesný způsob, jak přesně zaznamenat, kdo je zodpovědný za úkoly - to bude obzvláště užitečné, pokud bude někdy spor nebo zmatek o tom, co se od externího zaměstnance očekávalo.

Když někdo pracuje pro vaši firmu, bude potřebovat přístup k příslušným materiálům a informacím, aby vám pomohl. To zahrnuje přístup k IT systému vašich firem a jejich využití. Pokud jste provedli potřebné kontroly pozadí a získaly referenční údaje, měli byste být schopni důvěřovat jednotlivci, aby jim poskytl přístup k těmto informacím.

Nicméně, s rostoucí pracovní sílou, včetně externích zaměstnanců, důvěra již není dostatečnou obranou, pokud jde o věci jako bezpečnost IT. Ačkoli je nezbytné a skutečně životně důležité, aby zaměstnanci měli přístup k příslušnému materiálu, a zajistili, že budete mít dostatečná omezení, odstraní veškerá hrozba, že důvěrný materiál, včetně informací týkajících se vaší klientské základny, by mohl být použit nepatřičně. Zavedení efektivní IT bezpečnosti, která je k dispozici od společností, jako je britská firma TSG, je účinným způsobem použití bezpečnostních politik. Umožňuje vám omezit přístup k určitému materiálu, aniž byste zabránili výstupu zaměstnance, trvalému či dočasnému.

I když je velmi důležité, aby jste načrtli, co se od jednotlivce očekává, když jste outsourcing, je stejně důležité učinit otázky plateb jasné externímu zaměstnance. Jak se vaše podnikání rozrůstá a outsourcing se stává opakující se nutností vyrovnat se s poptávkou, mít standardní smlouvu, která určuje platbu a pracovní podmínky, je účinnou metodou kontroly tohoto aspektu outsourcingu.

Nicméně, když jste outsourcing na malém formální stanovení očekávání a podrobnosti o platbách, na nichž se obě strany dohodnou, je více než dostatečná. Stejně jako veškerá komunikace mezi obchodním a externím zaměstnancem by to mělo být zaznamenáno ve formě e-mailů, takže všechny spory mohou být rychle vyřešeny.

Outsourcing má ušetřit čas a úsilí, přispívat k úspěchu a růstu vašeho podnikání. Při výběru zaměstnanců, kteří budou zodpovědní za delegované úkoly a při provádění nezbytných opatření k odstranění potenciálních problémů, však zajistíte, že outsourcing bude pomoc, nikoli překážka pro dosažení vašeho podnikání.