5 Způsobů, jak snadno naprogramovat zaměstnance |

Plánování zaměstnanců je důležitým problémem každého obchodního manažera. Manažeři mohou pocítat tlak, když je nedostatek efektivního plánování. Podobně to ubližuje morálce zaměstnanců, pokud nemají plán, který slouží jejich dovednostem a potřebám. Aby to bylo ještě horší, často se osoba odpovědná za plánování zaměstnanců zabývá hromadami jízdních řádů, plánů, dostupných kalendářů a požadavků na zaměstnance, které se musí řídit ručně nebo na velké tabulce. Někteří programátoři vyčleňují celé dny nebo dokonce týdny na vývoj, publikování a úpravu plánů zaměstnanců!

Existují desítky problémů týkajících se plánování, které potřebují pozornost manažerů i zaměstnanců. Dobře spravovaný plán udržuje organizaci v pohybu a řeší mnoho složitých situací. Podívejme se na pět způsobů, jak tento proces usnadnit.

1. Znát váš tým

Prvním krokem k efektivnímu plánování zaměstnanců je vytvoření seznamu zaměstnanců, kteří v současné době pracují pro vaši firmu nebo oddělení. Spolu se svými jmény a rolemi byste také měli mít k dispozici kontaktní informace, stejně jako všechny příslušné dovednosti a certifikace. Další informace mohou zahrnovat, zda jsou na částečný úvazek nebo na plný úvazek, stejně jako omezení přesčasů.

2. Vytvoření procesu dostupnosti pracovníků

Poskytněte zaměstnancům příležitost seznámit se s preferovanou pracovní dobou. Poskytnout zaměstnancům možnost vyjadřovat své preference nabízí manažerům způsob, jak podporovat prostředí spolupráce. Navíc znalost preference zaměstnanců vám umožní umístit zaměstnance do dostupné pracovní směny, která je vhodná pro obě strany. Dostupnost může být uchovávána ve formátu kalendáře nebo jako formulář. Zaměstnanci by měli mít možnost vybrat více než jednu preferovanou směnu. Měli by si také uvědomit, že někdy musejí pracovat jiné směny, aby pokryly všechny otevřené pracovní doby.

3. Ujistěte se, že program je snadno dostupný

Jakmile jste si vytvořili plán, ujistěte se, že je pro členy personálu snadné, aby si je mohli prohlédnout a získat přístup. Často časy mohou zaměstnanci zapomenout podívat na rozvrh, pokud nejsou na dobře viditelném místě. Kromě toho je pro zaměstnance snadné ztrácet nebo zmařit papírové kopie jednotlivých plánů. Pokud zaměstnanci nemají snadný přístup k rozvrhu, objeví se často pozdě na práci (pokud se vůbec objeví).

4. Plán pro nejhorší

Když navrhujete pracovní plán, pamatujte si na nouzový faktor. Dobře navržený plán zahrnuje plán B, takže manažer nebude muset paniku, pokud se některý zaměstnanec nezobrazí, nebo musí odejít do stavu nouze. S dobře organizovanou tabulkou dostupnosti zde pomůžete. Manažeři by měli mít také jasně definovaná pravidla týkající se směnných kurzů a absencí.

5. Naplánujte správnou osobu pro danou práci

Používejte seznam svých zaměstnanců, abyste zajistili, že plánujete zaměstnance podle svých schopností a dovedností. Někdy, zvláště v nedostatečném prostředí, jsou manažeři nuceni naplňovat posuny i s pracovníky, kteří nejlépe nespadají do práce. To může způsobit práci; vaše podnikání však bude mít velký prospěch z procesů, které jsou dokončeny ve srovnání s dokončením. Neustále plánování zaměstnanců na pozicích, které nevyhovují jejich preferencím nebo schopnostem, může také mít negativní vliv na morálku zaměstnanců.

Aby bylo plánování zaměstnance snadné, můžete zvážit nahrazení procesu manuálního řízení softwarovým řešením. Efektivní plánovací software vám nabídne řešení konfliktů, které vám umožní vytvářet bezchybové plány a poskytnout flexibilitu pro zvládnutí vašich konkrétních potřeb. Nicméně vaše plánování, které pokrývá všechny vaše směny se správnou osobou a zároveň činí proces efektivnější a méně stresující, by měl být vaším konečným cílem.

Obrázek kalendáře s laskavým svolením Shutterstock