Vaše faktura byla odmítnuta: Top 8 tipů pro fakturaci firem

Uzavření dohody s podnikem nebo firemním zákazníkem je velkou podporou jakéhokoli podnikání, malého a velkého.

Zaplacení, nicméně, je další věc úplně.

Může to jít hladce, jak doufáte, nebo skončíte v úplném nepořádání. Vše závisí na způsobu fakturace vašich zákazníků. Po obdržení a zaznamenání faktury spouští řadu procesů, které vedou k penězům, které zasáhly váš účet - pokud se něco nestane.

Klíčem k tomu, aby vaše faktury byly včas splněny, jsou podrobnosti. Následující tipy pocházejí z mých dvou let v účtech splatných a pohledávkách, a následovat je vám ušetří čas, peníze a spoustu stresu.

Podívejte se také na: Co je to účtováno? Metriky za minutu

1. Zjistěte, kde vaše faktury skutečně jdou

Při jednání s velkými společnostmi je třeba mít na paměti, že účetní výkazy jsou jedním z prvních procesů, které mají být outsourcovány a automatizovány. A kde je automatizace, tolerance chyby je téměř žádná. Platí to i pro vaše faktury.

To znamená, že někdo z jiné země (a dokonce i jiný časový pás) pravděpodobně vypisuje faktury. Ať už je to třetí strana nebo sdílené středisko služeb, standardy kvality jsou přísné. Nebudou váhat odmítnout fakturu, obzvláště od malého dodavatele, za nejmenšího podezření, že něco není. To, co by se vám mohlo zdát jako triviální detail, mohlo v případě auditu skutečně způsobit vážné následky pro externího partnera.

AP navíc pracuje s velkým množstvím dokumentů a každý z nich je hodnocen velmi rychle. Není čas analyzovat každou fakturu podrobně - je to buď správné, nebo ne, a to je všechno. Ujistěte se, že vaše faktury jsou okamžitě přijaty a schváleny. Jak? No, dodržováním!

2. Nechte ho od začátku

Většina problémů s platbami, které jsem viděl, se dá jednoduše vyhnout prostým dodržením požadavků klienta na fakturaci. Čím více lidí se podílejí na nastavení obchodu, tím větší je šance, že se tyto informace ztratí.

Obchodní zástupci jsou často ti, kteří dostávají fakturační pokyny, ale protože se více zaměřují na získání nových potenciálních zákazníků, mají tendenci zanedbávat

Ujistěte se, že prodej a faktura jsou na stejné stránce. Nečekejte, dokud nebude faktura překročena, abyste si ověřili, zda byla vystavena správně.

Podívejte se také na: Kdy dokáže fakturovat financování?

3. Udržujte faktury čitelné

Ať už posíláte elektronické nebo papírové faktury, nejpravděpodobněji jsou naskenovány na začátku a směrovány do softwaru pro čtení faktur. Účet AP je ověřuje následovně.

Zde se může hodit mnoho věcí. Za prvé, tyto aplikace nejsou dobré při čtení barev. Můžete být pokoušeni ozdobit vaše faktury s různými odstíny, ale je to nejlepší, aby byly jednoduché. Mít veškerý text a čísla v černé barvě je nutné.

Nenakryjte faktury sami - výsledný obraz v systému zákazníka je určitě nečitelný. Správný způsob, jak jít, je generovat PDF.

Za druhé, ujistěte se, že základní údaje (datum faktury, datum splatnosti, číslo, číslo PO, název společnosti a adresa, částky a daňové sazby) vystupují. Musí být snadno na první pohled. V opačném případě může být faktura okamžitě zamítnuta, i když jsou informace skutečně k dispozici.

4. Bill správný subjekt

Čím větší společnost, tím více subjektů to pravděpodobně bude mít. Není-li v objednávkovém formuláři uvedeno jinak, fakturujte jednotku, s níž podnikáte.

Mnoho dodavatelů má tendenci adresovat své faktury firemnímu ředitelství, pokud máte pochybnosti o správné fakturační adrese. AP je jistě odmítne a požádá o odeslání dokumentu s opravenými detaily.

Navíc, nikdy zkrátit název společnosti nebo její adresu. Některé země (například Singapur) mají k tomu velmi přísné předpisy a AP nemusí přijímat faktury se zkratkami nebo chybějícími údaji.

To by mohlo znít absurdně, ale někdy jsem musel odmítnout faktury, které měly nesprávné číslo podlahy nebo ulice v adrese klienta. Používejte přesně to, co vám poskytl váš obchodní partner.

Podívejte se také na: Jak předvídat peněžní tok

5. Respektujte nákupní objednávku

Na vaší faktuře budou vaši zákazníci s největší pravděpodobností vyžadovat číslo objednávky (nebo "PO"). Ujistěte se, že jste ověřili, zda se jedná o tento případ a zda odpovídají všem informacím uvedeným v PO.

PO je to, co AP hledá jako první, protože faktury rezervují s tímto číslem. Pokud tomu tak není, nebo je těžké zjistit, že faktura může být zamítnuta a chybí její plánovaná platba. Sledujte finanční období, které pokrývají PO, a dostupné peníze. Odeslání faktury s PO zastaralým nebo z finančních prostředků je jistě zpoždění platby dny, ne-li týdny. To je obzvláště problematické při přechodu z jednoho fiskálního roku / čtvrtletí do druhého.

Také je dobré zachovat jednu OP na jednu fakturu. Mohlo by se zdát vhodnější zahrnout několik dokumentů do jednoho dokumentu, ale bude to pro AP těžší, zvláště pokud je s některým z nich problém.

6. Bill ve správné měně

Měnová nesrovnalost je dalším běžným důvodem zpožděných plateb, zejména při obchodování se zahraničními subjekty. Buďte zvlášť opatrní, když se s nimi zabýváte.

Některé země, jako je Indie, způsobují extrémně obtížné zpracování bankovních převodů v cizích měnách. Viděla jsem platby, které se kvůli tomu přetahují měsíce, vyřešeno pouze vydáním nové objednávky.

V případě fakturace zákazníka v jiné měně, než je místní, můžete také poskytnout svůj domácí ekvivalent všech částky na faktuře, včetně a bez daní.

Podívejte se také: 7 klíčových ukazatelů Každý obchodník by měl sledovat

7. Pravidelně kontrolujte adresář

Aktualizace vašich kontaktů je velmi důležitá, zejména pokud často neúčtujete své zákazníky. Velké společnosti vždy vylepšují své procesy a systémy pro správu dat, které často vedou ke změně e-mailových adres.

Obvykle o tom sdělí předem, ale automatizované e-maily se mohou snadno zhubnout ve vaší doručené poště nebo filtrované jako spam. Pokud zasíláte faktury na osobní e-mail, ujistěte se, že do CC přidáte obecnou adresu účetnictví nebo účetnictví. Lidé přicházejí a odcházejí, takže se nedopusťte chyby, že byste se s touto společností mohli oslovit.

Účetní AP by také nemuseli kontrolovat své schránky tak často, jak by chtěli. Odesláním faktur prostřednictvím obecných kanálů zajistíte, že budou zpracovávány v rámci standardního časového rámce.

8. Pokračujte s úsměvem

Kdykoli budete pokračovat s AP o odmítnuté faktuře nebo o zpožděné platbě, bude vaše přátelství dlouhou cestou. Samozřejmě máte právo požadovat peníze včas, ale s negativním tónem s AP úředníkem nepomůže.

Problém pravděpodobně není jejich vina. Jsou mnohem pravděpodobnější, že půjdou navíc, pokud projevíte empatii a laskavost. Jejich práce je nesmírně obyčejná, a tak se s nimi zachází jako s lidmi, spíše než se stroji, ve vaší prospěch.