Chcete-li skartovat nebo ne skartovat? Uchovávání záznamů pro nové firmy |

Zahájení vlastního podnikání je vzrušující první krok do světa lodí. Je to také začátek vašeho vztahu s IRS.

Jste ze zákona povinni vést účetnictví na účet za IRS. Které z nich byste ale měli držet, a které z nich jsou jen navíc mimo kancelář?

Při on-line účetní službě Bench jsme odborníci, pokud jde o jemnější nuance sledování vašich financí. V této příručce se podíváme na záznamy, které je třeba uchovávat, jak dlouho je budete potřebovat, a několik účinných metod, které můžete použít k uchování záznamů.

Podívejte se také: Mohu to vynaložit? Účetní vysvětluje svět odpisů

Jaké daňové záznamy potřebuji k uchování?

Pokud jste osoba samostatně výdělečně činná nebo vlastníte malý podnik, IRS vyžaduje, aby jste vedli dokumentaci podporující nároky na příjem, odpočty, nebo kredit, který se objeví na formuláři daňového přiznání. To dokazuje, že jste získali to, co jste uvedli, že jste získali IRS, nebo zakoupili to, co jste uvedli, že jste koupili IRS.

Dokumentace, kterou byste měli uchovávat, obvykle obsahuje:

• Příjmy
• Účty
• Zrušené šeky
• Faktury
• Doklad o platbě
• Účetní závěrka od účetního
• Předchozí daňové přiznání
• Formuláře W2 a 1099
• příjmů, odpočtů nebo úvěrů uvedených ve vašem daňovém přiznání

Mějte na paměti, že toto není úplný seznam. Povaha a právní struktura vašeho podnikání ovlivní, které záznamy musíte uchovávat pro IRS.

Důkazní břemeno je na vás, majiteli firmy, abyste poskytli všechny potřebné dokumenty. Takže, když začnete vedení záznamů, dodržujte tento jednoduchý princip: Uchovávejte všechno.

V případě auditu je vaší první částí obhajoby příjmy a daňové záznamy. Uchovávání všech z nich zvýší vaši úroveň ochrany. Také, udržet vaše záruky na příjmy, budete moci požadovat jakékoli daňové odpočty, které jste dlužili.

Také: 7 Návyky účetnictví Každý by měl přijmout

Možná výjimka: Pravidlo $ 75

nemáte zákonem povinnost uchovávat příjmy. Například IRS nevyžaduje, abyste si uchovávali příjmy za cestování (minus ubytování), zábavu, dárky nebo dopravu, pokud platí následující:

• Náklady, s výjimkou ubytování, jsou nižší než $ 75
• Výdaj je určen na přepravu a doklad není snadno dostupný

Mějte však na paměti, že v případě auditu mohou být všechny výdaje zpochybněny - dokonce i ty, které jsou nižší než 75.

podívejte se na pokyny IRS o prokázání výdajů pod 75 dolarů.

Podívejte se také na: Účet účetní podvodní

Jak dlouho si udržujte své daňové záznamy

Pravidlo tří let:

záznamy po dobu tří let od data, kdy jste podali výkaz, nebo od data splatnosti uvedeného vrácení (podle toho, co nastane později). Pokud podáte svůj návrat předčasně, považuje se to za podání v den splatnosti.

Toto tříleté pravidlo se k nám dostává prostřednictvím Statutu omezení, což je období, po které vy, daňový poplatník, daňové přiznání - nebo v němž může IRS provést daňové přiznání. Jakmile vyprší lhůta, již nebudete muset uchovávat daňové záznamy za toto období.

Výjimky z pravidla tříletého roku:

Jako vždy existují výjimky z tohoto pravidla. V některých případech budete muset uchovávat záznamy delší, než jsou požadavky tříletého statutu omezení. Výjimky zahrnují:

Špatné dluhy a bezcenné cenné papíry: Pokud jste odečetli náklady na některý z těchto daňových přiznání, uchovávejte záznam po dobu sedmi let.

Vynechané příjmy: příjem do IRS a je to více než 25 procent z hrubého příjmu uvedeno na vašem výnosu, uchovávejte záznamy po dobu šesti let po datu podání nebo termínu vrácení - podle toho, co nastane později.

Zaměstnanecké záznamy: Záznamy o zaměstnání by měly být uchovávány čtyři roky poté, co se příslušné daně ze mzdy stanou splatnými nebo budou placeny, podle toho, co nastane později.

Podvodné výnosy: lépe to držte. Neexistuje žádný zákon o omezeních návratů, které by uvěznili IRS.

Evidence nemovitostí: Měli byste uchovávat záznamy spojené s držbou majetku po dobu platnosti omezení - tři roky - poté, co zmíněný majetek opustí váš majetek.

Pokud jde o záznamy o nemovitostech, musíte se držet dokumentace, jako jsou listiny, tituly a nákladové záznamy. To vám umožní vypočítat odpisy, odpisy nebo vyčerpání, jakož i faktor zisku nebo ztráty, když prodáváte nebo sjednáváte nemovitost.

Podívejte se také na: 6 Účetní chyby, které ohrožují malé podniky

uloţení příjmů a daňových záznamů

Jakmile určíte, které záznamy musíte mít a jak dlouho, je na čase nastavit systém jejich uspořádání.

Naštěstí IRS přijímá digitální dokumenty, pokud jsou úplné, přesné reprodukce originálů. Na vyžádání byste měli být schopni předložit čitelnou, tištěnou kopii daného dokumentu.

To znamená, že dny používání skřípavého archivu k uložení vašich daňových záznamů jsou u konce; existuje řada digitálních řešení, která můžete použít pro bezpapírový tisk a uchovávání záznamů v pořádku.

Zabezpečené možnosti ukládání cloud, jako Dropbox, Evernote nebo Google Drive, vám umožní bezpečně ukládat dokumenty online. Jakmile bude vaše společnost založena, pokud zjistíte, že se jedná o hodně papírování, zvažte investování do automatického vysokorychlostního skeneru, který zajistí vyšší efektivitu jejich online přenosu.

Také je vhodné uchovat záložní kopii vaše dokumenty buď na fyzickém úložišti chráněném heslem nebo na sekundárním účtu cloud

Podívejte se také na: Účetnictví pro malé podniky 101: 9 kroky k dosažení Vašeho nového podnikání

Vedení záznamů pro nedaňové účely

Jakmile už nepotřebujete držet dokument pro daňové účely, zkontrolujte, zda je určitě nepotřebujete, než je skartujete. Vaši věřitelé, právníci nebo pojišťovny vás možná budou muset uchovávat po delší dobu než IRS.

Používáte-li úložiště online, spíše než odstraňovat dokumenty, které již nepotřebujete, můžete je trvale archivovat. procházení šedých oblastí uchovávání záznamů o malých podnicích a nastavení bezpapírového organizačního systému vám ušetří nebezpečí úrazu v kanceláři a zároveň se ujistíte, že vždy hrajete podle pravidel