Sedm kroků k úspěšnému plánování projektů

V poslední době jsem součástí několika projektových týmů. Některé z těchto zkušeností mě přinutily sedět a analyzovat proces plánování projektů, abych pochopil, jak by bylo možné zlepšit plánování a implementaci projektového řízení.

Proč se projekty řízené talentovanými lidmi ztratily nebo nebyly dokončeny? Proč projektové týmy někdy cítí, že střílí na pohyblivém cíli? Zjistil jsem, že nedostatek správného plánování nebo selhání při vytváření systematického přístupu může být pro projekty ohrožující.

Co je to plánování projektu?

Plánování projektu je proces definování vašich cílů a rozsahu, vaše cíle a milníky) a přidělování úkolů a rozpočtových zdrojů pro každý krok. Dobrý plán je snadno sdílený se všemi zainteresovanými a je to velmi užitečné, když je pravidelně navštěvován. Jednoduše řečeno, plán a nikdy se s ním nepromítáte, je dobrým receptem na zbytečný čas a úsilí.

Plánování projektu můžete provést v jednoduchém dokumentu Google nebo pomocí softwaru pro správu projektů. Výhodou použití softwaru pro správu projektů je to, že obvykle můžete ukládat všechny své dokumenty a dokumenty na jednom místě a vyhýbat se ztrátě důležitých diskusí a rozhodnutí o e-mailu nebo neplatnosti. S nástrojem, jako je například Basecamp, je snadné sledovat průběh a sledovat konverzace a položky, které vyžadují spolupráci s několika různými lidmi.

Pokud uvažujete o řízení projektu jako o spuštění nebo v rámci rychlého spuštění, může se zdát, že to vše trvá příliš dlouho na začátku. Ale skutečně ušetříte spoustu času a zdrojů, pokud dokumentujete svůj projektový plán hned od začátku a použijete ho jako plán, který vás a váš tým udržuje na správné cestě.

Zde je sedm klíčů k úspěšnému plánování projektů. vám pomohou začít.

1. Přemýšlejte o vašem plánu jako plánu pro zúčastněné strany

Každý projekt potřebuje cestovní mapu s jasně definovanými cíli, které by se neměly měnit po dokončení první fáze projektu. Veškeré zúčastněné strany, které využívají výsledek nebo se podílejí na realizaci projektu, by měly být jmenovány a jejich potřeby uvedeny během počátečního procesu plánování projektu.

Mezi tyto zúčastněné strany by mohly patřit:

• Projektový manažer nebo osoba odpovědná za dokončení
• "Zákazník" , který obdrží výsledky - může to být někdo ve vašem týmu (interní) nebo skutečný platící zákazník.
• Tým, nebo lidé odpovědní za jakoukoli taktiku, která je součástí plán.

Nepředpokládejte, že automaticky rozumíte potřebám a cílům všech účastníků. Než se dostanete příliš daleko do dokumentace svého plánu projektu, promluvte si s nimi, abyste se ujistili, že skutečně rozumíte projektu a schopnostem a zdrojům všech v týmu.

2. Přerušení projektu do seznamu výsledků

Vypracujte seznam všech výsledků. Tento seznam by měl rozdělit větší projekt na menší úkoly, které mohou být přiděleny konkrétním členům týmu, a měli byste zahrnout odhadované lhůty spojené s každou dodávkou nebo úkolem.

Ujistěte se, že jste pochopili a zdokumentovali proces schvalování pro každý produkt. Je-li váš projekt pro externího zákazníka, ujistěte se, že jste jasně informováni o procesu interního schvalování, abyste nebyli překvapeni zpožděním nebo zpomalili tím, že jste překonali konkurenční názory.

3. Mluvte s vaším týmem

Identifikujte podle jména všechny osoby a / nebo organizace zapojené do každé dodávky nebo úkolu a podrobně popište své povinnosti. V opačném případě může špatná komunikace vést ke zpoždění a situacím, kdy členové týmu budou muset znovu pracovat.

Držte schůzku na kickoff, abyste s vaším týmem promluvili o vašem zamýšleném plánu útoku. Požádejte je, aby vám pomohli přemýšlet o tom, jak nejlépe udělat práci. Nejen, že vám to pomůže být efektivnější, ale pomůže vám získat jejich buy-in, protože se budou více cítit. Použití nástroje pro správu projektů, jako je například Basecamp, může být užitečné, když budete mít všichni na paměti a ukládat dokumenty a rozhovory na jednom místě.

Používáte-li e-mail, abyste mohli komunikovat o projektech, zvažte použití e-mailového řešení e-mailové schránky, které vám umožní členům týmu přiřadit e-maily, které potřebují pozornost související s projektem, než nekonečné předávání obrovských konverzních podprocesů tam a zpět.. Identifikujte rizika

Určete rizika spojená s vaším projektem. Zamyslete se nad tím, co uděláte, pokud něco trvá déle, než se očekávalo, nebo pokud náklady skončí mnohem víc, než jste původně předpokládali.

Nemusíte mít specifický postup pro každou negativní výsledek, ale měli byste strávit nějaký čas se svým týmem, přemýšlením o tom, co se může pokazit. Pak můžete udělat co nejvíce, abyste zmírnili tato rizika od samého počátku, než abyste byli pozdější. Rizikové faktory mohou mít také určitý vliv na to, jaký rozpočet máte.

5. Vytvořte rozpočet

Součástí seznamu milníků a výstupů by měly být informace o nákladech projektu a odhadovaném rozpočtu. Odolajte nutkání přiřadit velkým objemům dolaru velkým projektům, aniž byste přesně určili, jakým způsobem mají být peníze vynaloženy. Tím pomůžete týmu porozumět zdrojům, s nimiž musí pracovat, abyste mohli práci vykonat. Když nastavujete počáteční rozpočet, tato čísla mohou být spíše než absolutní.

U některých položek možná budete muset získat nabídky od několika různých dodavatelů. Může být užitečné stručně dokumentovat dohodnutý rozsah projektu v rozpočtové dokumentaci v případě, že skončíte tím, že budete muset provést změny v širším projektu na základě rozpočtových omezení, nebo pokud váš dodavatel nedodá přesně to, co jste očekávali. > 6. Přidat milníky

Použijte seznam výsledků jako rámec pro přidání milníků a úkolů, které je třeba dokončit, abyste dosáhli většího cíle. Stanovte přiměřené lhůty s ohledem na produktivitu, dostupnost a efektivitu členů projektového týmu.

Přemýšlejte o svých milníkůch v rámci SMART. Vaše cíle by měly být:

Specifické:

Jasné, stručné a psané v jazyce, který by někdo pochopil.

• Měřitelná: Použijte čísla nebo kvantitativní jazyk. Vyhýbejte se neurčitým popisům, které zanechávají úspěch osobnímu, subjektivnímu výkladu
• Přijatelné: Získejte zájem účastníků o cíle, milníky a výsledky
• Realistické: ale nestanoví cíle, které nelze dosáhnout. Je to frustrující pro váš tým a pro vaše zainteresované strany a může v konečném důsledku zpozdit váš projekt, protože realizace nemožné obvykle stojí více a trvá déle.
• Časově založené: Nastavte konkrétní termíny. Pokud musíte změnit termíny spojené s vašimi milníky, dokumentujte, kdy a proč jste změnu provedli. Vyvarujte se stealth změnám nebo upravte lhůty bez upozornění vašeho týmu a příslušných zúčastněných stran.
• 7. Nastavte pokyny pro vykazování pokroku Mohou to být měsíční, týdenní nebo denní přehledy. V ideálním případě by měl být vytvořen pracovní prostor spolupracující pro váš projekt online nebo offline, kde všechny strany mohou sledovat pokrok. Ujistěte se, že máte plán komunikačního plánu, jak často budete aktualizovat zúčastněné strany o pokroku a jak budete sdílet informace - například na týdenní schůzce nebo denním e-mailu.

Použijte rámec, který jste nastavili, když jste identifikovali své milníky vést přehledy. Nepokoušejte se znovu vytvářet kola nebo ztrácet čas vytvářením nových zpráv, pokaždé, když potřebujete komunikovat o pokroku. Mějte na paměti, že pomocí softwaru pro správu projektů, jako je například Basecamp, můžete udržet zainteresované strany ve smyčce, aniž byste zaplňovali doručenou poštu nebo ztráceli konverzace v dlouhých Slack chats.

Tajemství efektivního plánování a řízení projektů zůstává organizováno a dobře komunikuje se svým tým a zúčastněné strany. Ať už se rozhodnete používat software pro správu projektů, nebo ne, přemýšlejte o tom, kde a jak ukládáte všechny materiály a zdroje, které se vztahují k vašemu projektu - ponechte vše na jednom místě, pokud je to možné. Hodně štěstí!