7 tipů pro efektivní fakturaci

Jako vlastník malého podniku pravděpodobně milujete to, co děláte, a dokonce byste mohli říci, že byste to udělali zdarma, kdybyste to mohli. Ale na konci dne potřebujete peněžní tok, aby vaše podnikání probíhalo.

An faktura je účet zaslaný zákazníkům za zboží nebo služby, které jste poskytli. Popisuje, co bylo prodáno, kolik zákazník dluží, a kdy a jak má zákazník platit. Velké společnosti mají specializované účetní na fakturaci, ale většina vlastníků malých podniků to musí udělat sama. A průměrný malý podnik čeká více než 5 000 dolarů za lhůtu splatnosti v daném měsíci, podle průzkumu Intuit u 1000 amerických vlastníků malých podniků.

Investmentmatome mluvil s účetními a fakturačními odborníky o tom, jak mohou podnikatelé efektivněji připravovat faktury a rychleji platit.

1. Automatizaci procesu

Pokud jste tak již neučinili, nastavte software pro automatizaci faktur. Většina účetních platforem, jako jsou QuickBooks, Xero, FreshBooks a Wave Accounting, může zahrnovat fakturační schopnosti nebo se můžete přihlásit k účtové službě jako Bill.com, Hiveage a Billbooks.

"Je čas přenést z aplikací Excel a PDF na aplikace pro fakturaci cloudů," říká generální ředitel bankovek Sagar Kogekar v e-mailu společnosti Investmentmatome. "Tam jsou hromady softwaru, a ušetříte čas a peníze, pokud si vyberete jeden."

Přibližně 70% malých podniků používá fakturační software podle průzkumu více než 200 vedoucích pracovníků malých podniků společnosti Concur, společnosti Bellevue, Washington, která v roce 2015 poskytuje společnostem automatizované fakturační služby a produkty řízení výdajů.

Využití fakturačního softwaru snižuje chyby a šetří peníze. Podniky, které automatizují své fakturační procesy, snižují náklady na fakturaci o 40% až 70%, podle zprávy společnosti Ardent Partners z roku 2012, společnosti Boston, která zkoumá řízení dodávek. Automatizace také činí fakturaci rychleji a uvolňuje čas, aby se podnikatelé mohli zaměřit na provozování své firmy.

"Mohou trávit svůj drahocenný čas na sobě s CFO kloboukem namísto svého manuálního vstupu do klobouku," říká ředitelka pro řízení produktu Jessica Staleyová Investmentmatomeová.

2. Zasílejte písemné nabídky

Pokud je to možné, spravujte očekávání svých zákazníků tím, že jim zašlete písemnou cenovou nabídku předtím, než dodáte produkt nebo službu, kterou jim nabízíte. Citace by měla obsahovat odhadované náklady na práci a jak přijímat platby, ať již v hotovosti, kreditní kartou, šekem nebo online. Před přijetím objednávky se ujistěte, že zákazník písemně přijímá vaše podmínky.

"Jsem obrovský fanoušek všech dokumentů," říká Sara Rosenfeld, marketingová manažerka společnosti Wave Accounting.

3. Nastavte krátké platební podmínky

Při odeslání faktury zákazníkovi specifikujte časový rámec pro platbu. Norma je obvykle 30 dní nebo méně, ale můžete si vybrat libovolný čas.

Průměrný dlužník platí dva týdny pozdě, podle analýzy společnosti Xero o více než 12 milionech faktur. Odborníci společnosti Xero doporučují nastavit platební podmínky na 13 dní nebo méně, pokud se chcete realisticky dostat do 30 dnů. Online fakturaci umožňuje zákazníkům rychleji platit platby, říká Amy Vetter, vedoucí oddělení účetnictví společnosti Xero, USA.

"Lidé jsou zvyklí platit za věci on-line a nemusí nutně čekat, aby snížili kontrolu v pátek," říká Vetter Investmentmatome. "Je mnohem přijatelnější nastavit tyto druhy platebních podmínek s klienty."

4. Vytvořte systém číslování

Číslování faktur vám pomůže sledovat příchozí platby pro daňové účely. Můžete použít písmena, čísla nebo kombinaci obou, abyste označili každou fakturu. Zvolte systém, který pro vás pracuje, ale odborníci na fakturaci doporučují nepoužít "001" pro první fakturu. Počínaje vyšším číslem pomůžete svým zákazníkům vidět vás jako uznávaného odborníka, i když jste novým podnikem.

"Začněte s čísly 0053, jen abyste se setkali s tím, že jste trochu profesionálnější," říká Faraz Shafaghi, ředitel marketingu produktů a angažovanosti zákazníků na FreshBooks.

5. Použijte zdvořilý jazyk

I když se může zdát nepatrné, používání frází jako "prosím zaplatit do (datum)" a "děkuji za vaše podnikání" na fakturách zvýší vaše šance na zaplacení, říká Shafaghi. Můžete také posílat poděkování nebo e-maily zákazníkům, kteří platí včas nebo brzy.

"Připomínejte zákazníkovi další produkty a služby, které nabízíte, a že byste jim rádi sloužili znovu," říká Mike Savory, manažer produktu pro společnost Sage North America, účetní softwarovou společnost.

6. Zaslat faktury okamžitě

Po dokončení služby nebo odeslání zboží zákazníkovi okamžitě odešlete fakturu. To vám pomůže zůstat na špičce mysli zákazníka a nastavit precedens pro rychlé řešení.

Pokud je to možné, umožněte zákazníkům platit na místě prostřednictvím mobilního platebního systému, jako je Apple Pay nebo Square. Některé fakturační systémy, včetně Wave, Flint Mobile a QuickBooks, umožňují majitelům firem přijímat i mobilní platby.

7. Pokračujte

Pokud se vám nepodaří okamžitě zaplatit, zasílejte svým zákazníkům připomenutí termínů platby. Je vhodné posílat připomenutí týden před splatností platby, den, kdy je splatný, a každý týden poté, co je pozdě, říká Rosenfeld ze společnosti Wave Accounting.U položek s velkým lístkem, například objednávky v hodnotě 5 000 USD, je přijatelné posílat častější připomenutí.

Pokud se obáváte, že narazíte na to, že budete mít příliš mnoho následných e-mailů, Rosenfeld navrhne, abyste pomocí softwaru pro fakturaci nastavili automatické platební oznámení klientům.

"Nebojte se, že zasílání upomínek nebo další sledování nezaplacených faktur bude považováno za hrubé nebo za porušení vztahu, který jste vytvořili se zákazníkem," říká Savory ze společnosti Sage North America. "Spouštíte firmu a potřeba rychlé a úplné platby by nikomu neměla překvapit."

Další informace o spuštění a spuštění malé firmy naleznete v příručce Small Business Guide.

Teddy Nykiel je personální spisovatel, který pokrývá osobní finance Investmentmatome. Sledujte ji na Twitteru @teddynykiel a dále Google+.

Obrázek přes iStock