Small Business IT: Startování na pravé noze |

Mohu být s vámi naprosto upřímný?

Poskytování IT služeb malým podnikům je často frustrující.

To je obzvláště pravda, když první věc, kterou jste kdy slyšet od někoho je, když se celá kancelář zhroutila do katastrofického nepořádek.

Myslím, jistě - z pohledu poskytovatele služeb, jsou peníze v úsilí na záchranu.

Ale je tu také trvalé naštvaní myslel jsem si, že se správnými přípravami tohle nikdy nepotřebuje.

Zde je vnitřní nečistota, jak to udělat hned od začátku:

Nemůžete přeskočit strategii

OK, vím co myslíte.

"Nepotřebuji IT strategii. Jen potřebuji nějaké počítače a připojení k internetu. "

A ty budeš v pořádku. S tímhle se můžete úplně dostat - alespoň na chvíli. Většina dní se objevíte v kanceláři a bude to všechno fungovat jako den předtím.

Ale tady je problém

Bez strategie jste povinni skončit nekonečně odkládat nezbytné upgrady a nahrazení infrastruktura. Také vynecháte druh prevence a údržby, která zabraňuje malým problémům rozvíjet se do katastrof.

To se může stát situací "smrtí tisíci kusy" - malými problémy, které se stále opakují, protože nejsou nikdy řádně opraveny. Poplatky techniků a ztráta produktivity se budou i nadále zvyšovat.

Mohou se také vyvíjet do všech katastrof, které přinášejí celý váš obchod na zastavení.

Není to tak jiné, než řídit starou jalopy, která nikdy nedostane naplánované služby - děláte to, abyste šetřili peníze, a přesto je to tak drahé, že se udržet na silnici.

A stejně jako staré a špatně udržované auto by se mohlo dobře rozbít na cestě k letištích a neudržovaných informačních systémech by mohlo dojít k výbuchu v nejrušnější době roku.

Bez strategie IT, nejste v oblasti řízení IT problémů - právě na ně reagujete, když se vyskytují.

Umístěte hodnotu na vaší produktivitě

Velkou částí problému je, že pravděpodobně máte mnohem lepší představu o tom, co stojí za to vyhnout se IT problémům, než stojí za to.

Nové smlouvy o hardwaru, softwaru a informačních technologiích obvykle přicházejte s jasnými cenovými značkami. Ale pokud jste se posadit a udělal nějaké částky, pravděpodobně nemáte jasnou představu o tom, co vaše výpadky skutečně stojí.

Kolik strávíte hodinu na mzdách? Kolik za den na nájemné, účty a marketingové náklady?

Když jsou vaše systémy spuštěny, stále tyto výdaje přinášíte. Prostě nemáte pro něho nic, co byste jim to ukázali.

Hit, který si vzal na pověst, morálku a hybnost je těžší spočítat, ale stále je velmi reálný.

s touto hloubkou - nikdy nemůžete přesně předvídat, jaký bude mít nějaký daný problém dopad na vás. Pouze hrubá myšlenka na obálku vám pomůže lépe zvýšit vaši produktivitu.

Pokud však nikdy nesednete a nepřemýšlíte o tom, jaké jsou náklady na výpadky, je pravděpodobné, že to drasticky podhodnotíte. Neustále se vyvarujete a odkládáte jakékoli aktivní rozhodnutí, abyste převzali kontrolu nad vašimi potížemi v oblasti IT, aniž byste si uvědomili, kolik peněz krvácíte na provozních výdajích, protože tyto potíže zmrazí vaše podnikání.

Stanovit jasnou odpovědnost za IT

Možná nejhorší část bez jasné IT strategie je to, že máte tendenci skončit s nikým, kdo je správně zodpovědný za vaše IT prostředí.

Nejčastějším způsobem, jak se malé firmy dostat špatně, je spoléhat se na zaměstnance, který nemá formální IT role, ale kdo ví "počítače".

Druhou cestou je zapojit profesionálního IT odborníka, protože problémy se objevují.

V každém případě budete čekat na to, aby se věci udělaly špatně. Neprovádíte problémy dříve, než se to stane.

Podívejme se přesně na to, jak to funguje

To bude mít konkrétní smysl tím, že se podíváme, jak to může hrát v reálném světě.

Řekněme, že po několika letech pravidelného používání pevný disk ve vašem souboru server se vyčerpá. Jedná se vlastně o jeden z nejběžnějších selhání hardwaru na serveru.

To je důvod, proč téměř každý server uchovává stejná data na dvou discích. Tímto způsobem, když se jeden rozbije, okamžitě se přepne na jinou a můžete pokračovat bez ztráty okamžiku produktivity.

Server také odešle zprávu správci systému, aby mu oznámil, že je třeba měnič vyměnit. Existuje velká šance, že diskové oddíly vašeho serveru jsou "hot swappable" - což znamená, že technik může otevřít a nahradit disk, zatímco je stále spuštěn.

Ztráta jednotky, která drží práci každého, je potenciálně celkově zásuvná zátka. Ale s touto kombinací úhledných malých inovací se to dá řešit tak hladce, že zbytek kanceláře si ani nevšimne.

Zatím je to tak dobré. Ale co když nikdo nepřijme nebo nesleduje tyto výstrahy, že je něco špatně?

No, pak jste jenom jeden tvrdý pevný disk, než jste se zastavili. Váš zbývající pevný disk je stejně starý a byl předmětem přesně stejného použití, takže tento okamžik nebude příliš daleko.

To znamená, že nikdo nemůže dělat žádnou práci, dokud váš technik nemá volnou chvíli nahradit váš mrtvý pevné disky a obnovit data ze záloh. Je to naléhavá práce, takže jste pravděpodobně na háku za poplatek za poplatek za poplatek nebo za práci po hodinách.

A tady je strašidelná část: protože nikdo z toho nebyl jasně zodpovědný, mohlo by to být také kdybyste zjistili, že vaše zálohy jsou poškozeny

To je jen jeden ze způsobů, jak se může stát, že menší záležitost běžné údržby, která zůstává neproniknutelná, se může stát stresujícím a hrozivě drahým zmrazením celé vaše kanceláře.

Počítačové bezpečnostní poruchy představují rostoucí náklady pro firmy všech velikostí. V roce 2017, miliardářský obchodník Warren Buffett dokonce prohlásil, že kybernetická bezpečnost je největší výzvou pro lidstvo.

Bez jasné odpovědnosti za IT není jasná zodpovědnost za udržování systémů bezpečná - aby bylo zajištěno, že software a firewally jsou správně nakonfigurovány. operační systém a firmware směrovače jsou aktualizovány pro bezpečnostní aktualizace.

Když se nikdo nezúčastní, nákladné a stresující bezpečnostní narušení není otázkou, zda, ale kdy.

Zaměstnávání, zadávání zakázek nebo outsourcing

objem práce, aby je zaneprázdnili, může mít smysl najmout technik nebo správce systému na částečný úvazek nebo na plný úvazek.

Velmi málo nových podniků bude vyžadovat tento objem práce. Zde může být více smysluplné, abyste najali externího pracovníka, který by sledoval vaše systémy na dálku a poskytoval služby na místě pro počet hodin, které potřebujete.

Ať už jste najímání nebo uzavírání smluv, je důležité zapojit někoho se zkušenostmi IT služby v podnikatelském prostředí. Jinak je příliš snadné skončit s někým, kdo nerozumí průmyslovým konvencím a standardům, a dělá věci svým vlastním podivným a nádherným způsobem. To vám ponechává IT prostředí, které je zcela nepochopitelné pro každého jiného technika. Právě zde může být užitečné zapojení konzultanta, který vám pomůže prozkoumat kandidáty.

Mnozí majitelé malých podniků se domnívají, že mají dostatek na to, aby se s nimi mohli vypořádat, aniž by museli navigovat, a místo toho budou outsourcovat svou IT podporu externí firmě.

Převzít kontrolu nad životností vaší IT infrastruktury

Podívejte se: Když vaše IT prostředí je jen vy a váš počítač, řízení životního cyklu je snadné. Vše, co musíte udělat, je koupit počítač a použít.

O několik let později to bude trochu pomalé a bude se snažit držet krok s rostoucími nároky nového softwaru. To je, když si koupíte nový.

Tento přístup "jen se podívejme na to, co se stane", není velmi dobře měřítko. Začínáte se dostávat do problémů v složitějším prostředí, například v síti klient / server.

Zlomky způsobují přerušení a prostoje

Bohužel, nahrazení věcí jedním po druhém obvykle znamená čekání, dokud se nakonec nerozbijí. To znamená, že každá položka, kterou koupíte, získá příležitost přerušit váš pracovní den - a možná i v nejhorším možném čase.

Přerušení a ztráta produktivity jsou často mnohem dražší než samotný hardware. Můžete také spustit další náklady tím, že zaplatíte poplatek za poplatek vašemu technikovi pokaždé, když je třeba něco vyměnit.

Vaše IT prostředí bude stále více nestandardní a složité

Jak se roky opotřebují, tím větší problém s výměnou všeho Jeden po druhém je to, že aby si všechny bity a kusy mluvit mezi sebou, vaše IT prostředí bude postupně shromažďovat podivné individuální konfigurace a rychlé opravy, které nakonec visí po celé roky. vaše IT prostředí se stává více idiosynkratickým, technikům se stává mnohem obtížnější pochopit. Základní úkoly se stanou mnohem časově náročnějšími - tím či onak, budete za to platit.

Jedna z nejvíce znepokojujících částí je, že můžete nakonec spoléhat na starý software a staré protokoly - to může znamenat že použití bezpečnostních aktualizací může zastavit provoz vašeho softwaru nebo může zabránit tomu, aby se vaše počítače vzájemně mluvily.

Některé firmy v této situaci nakonec nepoužívají bezpečnostní aktualizace a zůstávají otevřené pro ransomware. V roce 2017 se oba nejhorší útoky na ransomware zaměřovaly na bezpečnostní chybu, kterou společnost Microsoft již opravila.

Díky jasnému datu nahrazení vaší infrastruktury se můžete vyhnout několika vážným bolestmi v následujících letech

Plánování času nahradit svou infrastrukturu

Jednou z hezkých věcí, jak převzít kontrolu nad životností infrastruktury, je, že na vás již nenahrazují náhradní časy. Můžete si jej naplánovat na část roku, kdy tam bude.

V mnoha firmách to bude v létě, kdy jsou vaši zaměstnanci a zákazníci pryč na dovolené. Ale pokud je léto vaše nejvyužívanější doba, možná i zima by mohla být lepší.

Samozřejmě, pomalá část roku je také, když je peněžní tok nejsilnější. Ale vědět roky předem, když je vše třeba vyměnit, budete mít dostatek času na rozpočet.

Vedoucí až do této doby, měli byste si sednout se svým technikem, abyste správně naplánovali migraci na novou infrastrukturu. Pokud se zbytek vaší kanceláře během migrace zcela nezastaví, můžete také zvážit způsoby, jak udržet vaše pracovníky v tuto chvíli produktivní.

Napište zásady pro bezpečnost a obnovu IT

Bezpečnost IT je o více než jen správně nakonfigurovaný a aktualizovaný software. Mnoho útoků je zaměřeno na lidskou zranitelnost - podváděním uživatelů do běžícího škodlivého kódu nebo prasknutím hesel.

Samozřejmě i přes vaše nejlepší přípravy můžete stále spálit. Musíte být připraveni na to taky.

Školte své zaměstnance o phishingu a špionáži kopí

Phishingové útoky se maskují jako legitimní e-maily k tomu, aby lidi odvedli do běhu škodlivých příloh. Stále častěji se na firmy zaměřuje také "phishing phishing" - jakýsi phishingový e-mail napsaný, aby byl zaměřen na konkrétní osobu.

Je třeba vyškolení personál, aby tyto hrozby rozpoznal. Ujistěte se, že máte skutečný rozhovor o tomto, spíše než jen mít podepsat dokument, který říká, že chápou politiky společnosti.

Nepředpokládejte jen, že tyto věci jsou zřejmé. Může se vám zdát jasné, ale ne každý má stejnou úroveň znalostí. Tyto útoky přetrvávají jen proto, že pracují v určitém čase.

Pravidla pro interní a externí hesla

Stále více výkonný počítačový hardware dělá stále snadnější crack hesla.

Pokud nenastavíte zásady pro hesla, je pravděpodobné, Vy a váš zaměstnanec jste si vybrali něco neistého. Dobrá hesla by měla mít délku alespoň 10 znaků a nesmí být příliš závislá na běžných slovech. Měli by být také jedinečné.

Protože může být obtížné si zapamatovat velké množství hesel, které splňují tyto podmínky, možná budete chtít zvážit použití správce hesel - používáme LastPass, ale někteří z populárních alternativ stejná věc.

Plán obnovy po havárii

Většina podnikatelů si uvědomuje, jak důležité je mít zálohy. Ale spíše méně chápe potřebu plánu obnovy po havárii - zdokumentovaný soubor postupů, které je třeba dodržovat v případě velkých katastrof, jako je ransomware, vloupání nebo záplavy.

Když tyto katastrofy udeří, každá tichá vteřina ztráty produktivity vám stojí peníze. Nechcete opravdu chtít trávit čas tím, že vyřešíte to, co musíte udělat dále - a je příliš pozdě na to, abyste zjistili jakékoliv další přípravky, které byste měli podniknout.

Plány na obnovu po havárii by se měly vrátit zpět, protože vaše IT prostředí se mění a roste.

Je to o tom, jak se vyvarujete bolesti hlavy

Většina z nás strávila velkou část našeho života pomocí počítačů doma, na škole, na univerzitě a na pracovišti, aniž bychom si mysleli, co je naše "strategie". Stačí jej zapnout a začít ji používat, aby se vám to podařilo.

Tento postoj je v mnoha situacích v pořádku, ale pokud je to, jak spravujete vaše IT potřeby v novém podnikání, nastavujete se na stres, výdaje a bolesti hlavy. Dobrou zprávou je, že se tomu lze vyhnout.

Správným plánováním toho, kdo má na starosti vaše IT, jak dlouho očekáváte, že bude trvat, jak by měl váš zaměstnanec používat, a co dělat, když se věci pokazí, můžete dát vaše nová firma má nejlepší šanci na úspěch.