Řízení rizik pro neziskové organizace: 10 způsobů, jak zmírnit podvody

Neziskové organizace mohou mít své srdce na správném místě, ale stejně jako každá organizace, která provádí peněžní transakce, existuje riziko podvodu. Společnost Kelly and Owns LLC odhadovala v roce 2008 84 miliard domácích podvodů, nejčastěji citovanou příčinou je nedostatek vnitřních kontrol. Od církví po charitativní organizace musí neziskové organizace přijmout náležitá opatření, aby se chránili proti korupčním jedincům a nedůstojnému vedení. Bylo popsáno 10 technik pro snížení rizika podvodného jednání mezi neziskovými organizacemi. Zatímco tento článek poskytuje solidní úvod ke zmírňování podvodů, vyzýváme vás, abyste investovali značný čas do výzkumu této zásadní stránky neziskového sektoru.

1. Odešlete příklad

Jedním z nejjednodušších postupů, které management může využít, je vyjasnění etických principů organizace. To lze provést dvěma způsoby: přímo a nepřímo. Přímo řešit problém začleněním zmírňování podvodů do školení zaměstnanců. Zjistěte, že takové chování bude pečlivě sledováno, pachatelé budou stíháni v plném rozsahu zákona. Nepřímo posílejte tuto zprávu prostřednictvím manažerského příkladu. Vedoucí představitelé organizace by měli důsledně demonstrovat poctivost a ostražitost při odhalování a odhalování nepřijatelného chování. Neprovádějte svoji organizaci do paranoidního, obviňujícího režimu, ale nechte pracovníky a dobrovolníky vědět, že jsou pečlivě a pečlivě zvědaví.

2. Rozdělte a dobývejte

Existuje bezpečnost v číslech. Zatímco tato reklama normálně naznačuje ochranu před nepřátelskými vnějšími silami, je stejně použitelná při detekci hrozeb zevnitř. To je základní obecné pokyny, které je třeba mít na paměti, když nastavujete kontroly na všech úrovních organizace. Rozdělit úkoly tak, aby peníze musely být zpracovány a sledovány více osobami. Jediná osoba, která jedná samostatně, je méně pravděpodobné, že se pokusí podvod, když se ostatní účastní transakce. Například po akademickém pořádku by bylo špatné zvyknout si přiřadit jednotlivou osobu k počítání, zaznamenávání a vkladání dary v hotovosti.

3. Zpevněte svůj bankovní účet

Peníze v bance nemusí být tak hlídané, jak by měly. Značně omezit přístup k finančním prostředkům několika jednoduchými opatřeními. Nejdříve nepoužívejte debetní kartu. Ochrana proti platbám je omezená a chybějící peníze mohou být obtížné získat zpět. A za druhé, nastavte svůj účet tak, abyste zakázali výběr hotovosti. Hotovost je kluzká látka. Stahování by mělo probíhat formou kontroly, kterou vystavil účetní. Tím je přidán další krok, který usnadňuje sledování a kontrolu stažení.

4. Pečlivé účetnictví

Každá organizace potřebuje pečlivě a důkladně zdokumentovaný účetní systém. To je snad nejjednodušší způsob, jak zjistit podezřelou aktivitu. Nastavení efektivního systému jednoduše znamená nahrávat vše. Standardizujte způsob zápisu každé peněžní transakce, ať už jste malý. Zaznamenejte, kdo dělá co a kdy. V příkladu dárců na fundraising, sledujte, kdo vybírá peníze, kdo počítá peníze, kdo re počítá peníze, kteří peníze ukládají a tak dále. Nastavte jasné stopy papíru, které lze snadno sledovat zpět ke zdroji. V závislosti na rozsahu vašeho provozu nemusí být špatný nápad najmout neziskového účetního znalce.

5. Použití kreditní karty

Vaše organizace pravděpodobně bude mít prospěch z použití obchodní kreditní karty. Peněžní prostředky a šeky nejsou vždy praktické a, jak jsme již zmínili, debetní karty nejsou dobrý nápad. Úvěr má lepší ochranu a nevyčerpá vaše prostředky v případě podvodu. Klíčem v používání kreditní karty je vedení příjmů. U každého nákupu nezapomeňte obstarat, dokumentovat a podávat doklad. Na konci každého zúčtovacího období zkontrolujte duplicitní potvrzení a ujistěte se, že celkové poplatky se zvyšují na částku ve vašem výpisu.

6. Screening zaměstnanců

Sestavování důvěryhodného týmu je zřejmé. To bude zahrnovat provedení kontroly pozadí potenciálních najatých. Zjistěte, zda je žadatel v minulosti zneužit. Pokud tak učiníte, může vám ušetřit problém. Požádejte také odkazy a skutečně je kontaktujte. Pokud pro žadatele může zaručit několik spolehlivých zdrojů, je to skvělý začátek. Použijte čas rozhovoru k řešení problémů s podvodem. Můžete získat četbu charakteru žadatele prostým rozhovorem. Projděte ho pomocí hypotetických scénářů týkajících se podvodu. To vás bude informovat o procesu myšlenek žadatele společně se zasláním zprávy, že vaše organizace brát tyto záležitosti vážně.

7. Nastavte rozpočet

Nemůžete získat mnohem podstatnější než toto. Nastavte rozpočet a držte se ho. To je způsob, jak vědět, kam půjde vaše peníze předtím, než skutečně půjde tam. Tím, že vytvoříte očekávání, můžete vidět, kam se mají vaše peníze pohybovat, a porovnat je s realitou situace. Rozpočet pomůže předejít překročení výdajů. Budete vědět, kolik peněz by mělo být věnováno každé kategorii a dokázat lépe rozpoznat nesrovnalosti. Je pravděpodobné, že budete muset upravit svůj rozpočet, jakmile se vyčerpá. To je v pořádku. Ale bez ohledu na předvídatelnost budoucích aktiv vždy pokračujte v rozpočtu na základě vašich nejlepších odhadů.

8. Audity

Pravidelné překvapující audity pomohou ověřit finanční prostředky organizace. Zatímco nebyly prováděny výhradně za účelem odhalování podvodů, audity mají zásadní význam při přezkumu toku peněz.Ne všechny organizace si budou moci dovolit audit. Pokud tomu tak je, zaměstnejte alternativní externí stranu, aby přezkoumala účetní informace a historii transakcí. Externí strana může působit jako velmi potřebná druhá sada očí a pomáhá rozpoznat omyly. Kromě skutečného odhalení podvodů se takové recenze zdvojnásobily jako preventivní opatření a zaměstnanci věděli, že organizace aktivně sleduje chyby.

9. Podpisy na kontrolách

Vyžadovat dva podpisy na šeky napsané jménem organizace zajistí, že alespoň dvě osoby tuto transakci zkontrolují a schválí. Znovu se jedná o rozdělení pracovní síly a zvýšení počtu lidí potřebných k dokončení transakce. Pokud je člověk oprávněn psát šeky bez dozoru, dveře podvodu jsou otevřené. Také je třeba se vyhnout prázdným kontrolám, kdykoli je to možné.

10. Drobné peníze

Snižování podvodů nastává na všech úrovních neziskových financí. Většina organizací udržuje nabídku drobných peněz za malé, často nepředvídatelné transakce. Nedělejte chybu, že ztratíte stopu o tom, jak jsou vynaloženy drobné peníze. Ano, to je obvykle určeno pro sdružení, ale ve formě dolarových účtů se drobné peníze snadno zneužívají. Zachyťte příjmy a udržujte si pečlivé záznamy výdajů. Pevná kontrola malých transakcí odrazí podvody na vyšších a škodlivých úrovních.