Jak uspořádat efektivní schůzky

[Jedná se o hostující příspěvek Heleny Hauk z 5. Gear Consulting. Helen nás oslovila, abychom mluvili o uspořádání účinných schůzek a nemohl jsem říci, že k tématu ne. - Kai]

Nikdo nemá rádi schůzky a pokud se jim lidé mohou vyhnout, budou to. Bohužel setkání jsou nezbytnou a zásadní součástí podnikání, zvláště když se vaše firma rozrůstá a komunikace mezi sebou se rozšiřuje. Schůzky nemusejí vyčerpat energii z vaší organizace (nebo si požít čas). Chcete-li, aby se schůzky změnily na organizační upíry:

1. Začněte programem: Přesně vědět, co chcete pokrýt, a informujte o tom svůj tým předtím, než se dostane do konferenční místnosti.: Předejte lidem, aby věděli předem o tom, které zaměstnance očekáváte, že tam budete a co by měly s sebou přinášet (např. Zprávy, statistiky nebo jiné důležité informace).
2. Buďte ohleduplní: Řekněte svému týmu dříve, během a po hodně jste pochopili hodnotu svého času a ocenili, že je obětují, aby se zúčastnili vašeho setkání. Ukazuje to, že si ceníte a respektujete svůj čas stejně jako svůj vlastní.
3. Zatímco jste na setkání, je důležité, abyste zůstali v cíli a sledovali program, který jste předem nastínili. Většina schůzek běží mimo dráhu, pokud je necháte tak, aby neměli. Zůstaňte stále v řízení. Pokud se někdo zeptá na otázky, které jsou mimo téma nebo které nejsou pro skupinu relevantní, pak si s nimi pohovořte. Tímto způsobem se stále cítí, že dostanou pozornost a reakce, které hledají, aniž by zhoršily skupinu nebo úlohu.

Při ukončení schůzky se ujistěte, že každý jasně rozumí dalším krokům. Přiřazení všech úkolů a termínů

před přerušíte schůzku. Tímto způsobem vaše schůzka skutečně vede k pokroku, spíše než jen k přerušení vašeho dne. Nezapomeňte, že schůzky by měly přesunout vaši firmu dopředu, nečerpat čas. Záleží jen na vás, abyste zabránili tomu, že čas sání se setkáte s amok a udržujte tým na správné cestě. Udělejte to s dobře promyšleným plánem, silnou komunikací a strategickým pohledem do budoucnosti. "Produktivita není nikdy náhodou. Je to vždy výsledek závazku k dokonalosti, inteligentnímu plánování a soustředěnému úsilí. "~ Paul J. Meyer